Les Aldina Prolites, la première équipe de hockey de Muskeg Lake, 1948. - Muskeg Lake Cree Nation Archives, collection David Lafond, MLCN.234-0030

CCA - Coffre à outils des conseillers en archivistique


Une bibliographie commentée de ressources pratiques à l'intention des conseillers en archivistique

 
Les références bibliographiques présentées ci-dessous sont listées par ordre alphabétique à l’intérieur de catégories thématiques. Sans prétendre être exhaustive, cette bibliographie a pour but de favoriser le partage de ressources pratiques ayant fait leurs preuves. Les commentaires ont été fournis par des membres du Groupe de travail sur les services-conseils en archivistique du CCA.

 

Gestion des archives

1.      The ANLA Resource Binder for Small Archives. St. John’s, NL : Association of Newfoundland and Labrador Archives, c1998.

Présenté sous forme d’ateliers, ce manuel constitue une introduction aux principales fonctions archivistiques. Il propose également de courts textes sur la description des fonds et séries d’archives textuelles selon les RDDA, et sur l’évaluation monétaire (par Carman Carroll), ainsi qu’un article de Jean Dryden intitulé « Managing Your Congregation’s Records ».
 

2.      The Archival Trail (VHS, 21 minutes). Kingston : Ontario Council of Archives, 1990.

Bien qu’elle date déjà de quelques années (avant les RDDA et l’Internet), cette vidéo décrit bien les principales fonctions archivistiques, ainsi que le rôle légal et culturel que peut jouer un service d’archives dans une municipalité, une entreprise ou un organisme sans but lucratif. D’abord produite en format VHS, elle est disponible depuis 2007 en format DVD; il suffit d’en faire la demande à l’Association des archives de l’Ontario.
 

3.      The Archives : More Than A Holding Operation (VHS, 13 minutes). Vancouver : United Church of Canada British Columbia Conference Archives, 1990.

Animée par Bob Stewart, archiviste du synode de la Colombie-Britannique, cette vidéo humoristique vise à faire connaître aux membres de l’Église unie du Canada le rôle joué par les archives des synodes au sein de cette Église. D’abord créée en format VHS, cette vidéo est maintenant disponible en ligne à l’adresse suivante : https://www.youtube.com/watch?v=okgsW1huxyY.
 

4.      Archives : The Inside Story (VHS, 17 minutes). Winnipeg : Association for Manitoba Archives, 1988.

Bien qu’antérieure à la parution des RDDA et à l’explosion de l’Internet, cette vidéo demeure une bonne introduction au rôle des archives dans la société, à l’utilisation des documents d’archives par différents types de chercheurs et au processus de recherche dans un centre d’archives.
 

5.      Archives Tutorial. Edmonton : Archives Society of Alberta, 2004.

Ce site flash propose une visite guidée d’un centre d’archives (salle de référence, salles de traitement des documents et entrepôts) ainsi que des textes sur la pratique archivistique, une foire aux questions et des témoignages de chercheurs. Le site peut être consulté à l’adresse suivante :  http://www.archivesalberta.org/webtutorial/openme.html.
 

6.      Archivist’s Toolkit. Site Web de l’Archives Association of British Columbia, consulté le 14 avril 2015. http://aabc.ca/resources/archivists-toolkit/ .

Ce coffre à outils permet d’accéder gratuitement à des ressources virtuelles concernant la gestion d’un centre d’archives de petite à moyenne taille. Structuré selon les fonctions archivistiques, il traite aussi de l’informatisation, des documents électroniques et de la mise sur pied d’un centre d’archives. Il fournit des liens vers des ressources générales, des exemples de politiques et de formulaires, des études de cas et des publications.
 

7.      Charbonneau, Normand et Mario Robert, dir. La gestion des archives photographiques. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 2001, 326 p. (Collection Gestion de l'information).

On peut l’acheter en ligne à l’adresse suivante : http://www.puq.ca/fr/repertoire_fiche.asp?titre=collections&titre2=20&noProduit=D1068

Spécifique au support photographique, cet ouvrage traite de la gestion des fonds et collections iconographiques tout au long de la démarche archivistique. Après un historique de la photographie et des types de supports qui en découlent, les thèmes suivants sont notamment abordés : acquisition des photographies, évaluation monétaire, classification, tri, description, indexation, préservation et enfin diffusion.
 

8.      Couture, Carol et collaborateurs. Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 1999, 559 p. (Collection Gestion de l'information).

On peut l’acheter en ligne à l’adresse suivante : http://www.puq.ca/fr/repertoire_fiche.asp?titre=discipline&titre2=085&noProduit=DA941

Ce livre fait littéralement office de « bible » de l’archivistique au Québec. C’est LE livre de référence de base par excellence pour la gestion des archives. Il a été rédigé sous la direction de Carol Couture, conservateur et directeur général des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. En neuf chapitres savamment élaborés par divers archivistes, il présente l’ABC de la gestion des archives à travers les grandes fonctions archivistiques.
 

9.      A Day in the Life of the Archivist (DVD, 24 minutes). Ottawa : Diocèse anglican d’Ottawa, 2006.

Créé principalement dans le but de mieux faire connaître le rôle des archives au sein de l’Église, ce DVD présente sur un ton enjoué les activités du service d’archives du diocèse anglican d’Ottawa.
 

10.    Dion, Isabelle et Yvon Lemay. Répertoire des ressources en gestion des archives(RRGA), http://rrga.ebsi.umontreal.ca/.

Régulièrement mis à jour, ce répertoire des ressources en gestion des archives est une mine de renseignements sur les divers aspects de l’archivistique et regroupe autant des ressources en français qu’en langue anglaise. On accède aux références sous trois modes : 1) recherche simple, 2) recherche avancée et 3) listes des ressources par fonction archivistique (accroissement, analyse des besoins, classification, création de l'information, description et indexation, diffusion, évaluation, gestion, lois et normes, et préservation).
 

11.    Ellis, Judith, dir. Keeping Archives. 2e éd. Port Melbourne, Australie : D.W. Thorpe et Australian Society of Archivists, c1993, 2002.

Ce manuel traite des principes et pratiques relatifs à la gestion d’un centre d’archives. Le premier chapitre constitue une bonne introduction à la nature et à l’importance des archives, notamment pour les étudiants et les bénévoles. L’ouvrage, complété par un index, est centré sur le contexte australien.
 

12.    Gagnon-Arguin, Louise, Jacques Grimard et collaborateurs. La gestion d’un centre d’archives. Mélanges en l’honneur de Robert Garon. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 2003, 360 p. (Collection Gestion de l'information).

On peut l’acheter en ligne à l’adresse suivante : http://www.puq.ca/fr/repertoire_fiche.asp?titre=collections&titre2=20&noProduit=D1188

Cet ouvrage tente de répondre à une question fondamentale : comment adapte-t-on les principes de la gestion à la discipline archivistique? Il aborde les principes théoriques de même que les méthodes pratiques de la gestion d'un centre d'archives autour de thèmes comme la conciliation entre les besoins et les ressources, l’offre de services, la relation avec les usagers, etc.
 

13.    Gareau, André. Guide de gestion d’archives d’entreprise. Montréal, QC : Réseau des archives du Québec, 2003, 314 p.

On peut le commander sous forme de CD pour la somme de 25,00 $ au secrétariat du RAQ :

535 ave Viger Est, local 5.27.1 
Montréal, Québec, H2L 2P3
Téléphone : (514) 864-9213
Courriel : raq@bellnet.ca

Ce livre a récolté un certain succès au Québec. Pratique, il adopte une approche intégrée de la gestion des documents d’archives en alliant à la fois la gestion des documents et la gestion des archives historiques. Destiné aux entreprises, il se veut un outil de base, simple et général pour leur permettre d’implanter un programme efficace de gestion de leurs archives. Parmi une foule de conseils pratiques, il propose notamment un modèle de plan de classification ainsi qu’un calendrier de conservation. – J. Fontaine
 

14.    Institutional Standards Committee. Sustainable Archives : Self-study guide for institutional membership. Port Coquitlam, C.-B. : Archives Association of British Columbia, 2002. https://aabc.ca/media/5557/inststandguide.pdf Consulté le 14 avril 2015.

Cet outil d’auto-évaluation présente d’abord les normes auxquelles doivent se conformer les membres institutionnels de l’AABC, puis une liste de questions permettant aux centres d’archives d’évaluer s’ils répondent à ces normes et enfin, un espace où ils peuvent expliquer brièvement leurs projets d’amélioration. Disponible en format PDF.
 

15.    Lignes directrices à l'usage des archives au Nouveau-Brunswick. Fredericton, N.-B. : Conseil des archives du Nouveau-Brunswick, 2006.

Ce guide vise à fournir « un ensemble normalisé d’objectifs opérationnels et de pratiques » destiné aux archives (gouvernance, acquisition, classification et classement, description, préservation, accès et sensibilisation). Ce petit ouvrage de 28 pages est bien écrit et peut constituer un excellent outil pour les petits centres d’archives ou ceux qui démarrent leurs activités. Ce guide n’est pas disponible en ligne; on peut le commander au CANB par l’intermédiaire des Archives provinciales du Nouveau-Brunswick.
 

16.    A Manual for Small Archives. Vancouver, C.-B.: Archives Association of British Columbia, 1988, rév. 1994.

Bien qu’il date un peu, le chapitre 5 Describing Archival Material comporte des références à d’anciennes versions des RDDA, ce manuel est encore utile, notamment pour expliquer les notions de base du processus d’acquisition. Le chapitre 3, Bringing Material Into Your Archives : Acquiring, Appraising, and Accessioning, est particulièrement intéressant à cet égard. Veuillez noter que ce manuel est uniquement disponible en ligne sur le site Web de l’AABC, à l’adresse suivante : http://aabc.ca/media/6069/manualforsmallarchives.pdf.
 

17.    Stunden, Nancy. Minimum Standards for Archives : a self study. Winnipeg, Man. : Association manitobaine des archives, 1992. http://mbarchives.ca/sites/mbarchives.ca/files/minimum_standards_for_archives1_0.pdf.

Cet outil d’auto-évaluation comprend une description des principales exigences à respecter pour mettre sur pied un centre d’archives, un questionnaire permettant d’évaluer les politiques et procédures actuelles du centre d’archives et une feuille de travail où décrire brièvement ses projets d’amélioration. Disponible en formats HTML et PDF. Note : certaines parties de la version PDF sont floues.
 

18.    « Québec's Perspective on Archival Science ». Archivaria. The Journal of the Association of Canadian Archivist. No 59, printemps 2005, http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/issue/view/418/showToc

Numéro spécial de la revue Archivaria publiant des textes sur différentes thématiques de la gestion des archives telle qu’abordée au Québec. Les textes sont écrits par des archivistes reconnus comme Carol Couture (Taking Stock : The Evolution of Archival Science in Québec et Research in Archival Science : A Status Report, Gilles Héon (Archival Appraisal : A Status Report Details), Normand Charbonneau (The Selection of Photographs Details) et Jacques Grimard (Managing the Long-term Preservation of Electronic Archives or Preserving the Medium and the Message). Une façon intéressante de s’initier aux théoriciens québécois si on ne connaît pas le français.

 

Automatisation des archives

1.      Archivistique – Logiciels. Page tirée des « Ressources en sciences de l’information ». Montréal, QC : École de Bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, http://www.ebsi.umontreal.ca/voir/scinfo.htm

Tirée de cette page, voici la liste des principaux logiciels de gestion des documents et des archives historiques pour les institutions désireuses d’automatiser la gestion de leurs fonds et collections.

o    CIDG inc. (ADHOC Documents) : gestion des documents administratifs et description des archives historiques selon les RDDA.

o    COBA (COBA Document) : comprend la gestion des documents à l'aide de fiches descriptives, le calendrier de conservation, le plan de classification, la gestion des emprunts, le contrôle de l’accès et la recherche.

o    Docu-Dépôt inc. (EDC) : comprend le repérage des dossiers, le contrôle de leur circulation, le calendrier de conservation, la production de rapports informatiques. (Voir aussi le site de DocuData).

o    GCI inc. (GESTION VIRTUELLE - Gestion des centres d'archives administratives et de la correspondance) : comprend la gestion des documents, le plan de classification, le calendrier de conservation, la description des archives selon les RDDA.

o    GESTAR (ARCA) : gestion des archives historiques selon les RDDA à tous les niveaux de description.

o    GESTAR (DOCUMENTIK) : comprend le repérage, l’application des règles de conservation et d'élimination des dossiers et des documents administratifs.

o    Grics (GESDOC) : comprend le plan de classification, le calendrier de conservation, la recherche, le transfert et la destruction des documents, les étiquettes.

o    SHLM & Infoka (ARCHI-LOG) : description des archives historiques selon les RDDA à tous les niveaux de description.

 

2.      Lake, David, Russell Loiselle et Debra Steidel Wall. ICA Study 12 - Market Survey of Commercially Available Off-the-Shelf Archival Management Software. Paris, France : Conseil international des archives, 2003. http://www.ica.org/10816/studies-and-case-studies/ica-study-n12-market-survey-of-commercially-available-offtheshelf-archival-management-software.html

Cette enquête sur les progiciels commerciaux destinés aux archives, principalement en anglais, constitue un bon point de départ pour les organismes qui souhaitent informatiser la gestion de leurs fonds et collections et offre quelques conseils pratiques en vue de l’achat d’un logiciel. (Disponible sur le site Web du CIA). On peut également se procurer gratuitement d’autres publications sur le site du CIA à la section Centre de téléchargement. Les articles sont écrits en plusieurs langues.

 

Description

1.      Charbonneau, Normand et Mario Robert. « La description des photographies »Archives, 1998-1999, vol. 30, no 1, pp. 25-43. http://www.archivistes.qc.ca/cora/afficheFic.php?fic=vol30_1%2F30-1-charbonneau-robert.htm&usager_id=

Cet article, qui a reçu le prix annuel du meilleur article de la revue Archives, se penche sur la description des photographies dans le cadre des Règles pour la description des archives (RDDA). Il propose une démarche pour bien analyser le contenu des images et en tirer des descriptions efficaces et profitables pour les chercheurs. Il tente en outre d’établir des balises pour faciliter le travail de l’archiviste à cet égard, tels le niveau et la profondeur des descriptions ainsi que le degré de travail de recherche à effectuer pour bonifier ces dernières, etc.
 

2.      O’Brien, Jeff. Basic RAD : An Introduction to the preparation of fonds- and series-level descriptions using the Rules for Archival Description. Regina, SK: Saskatchewan Council of Archives and Archivists, 1997. http://scaa.sk.ca/services/publications/basic_rad.html

Ce manuel peut être consulté en ligne et téléchargé gratuitement. Il explique comment rédiger des notices descriptives à plusieurs niveaux, conformément aux RDDA; on y présente de nombreux exemples.
 

3.      Règles pour la description des documents d’archives. Ottawa, ON : Bureau canadien des archivistes, c1990, rév. 2003. http://www.cdncouncilarchives.ca/f-archdesrules.html

Les RDDA peuvent être téléchargées gratuitement, chapitre par chapitre, à partir du site Internet du Conseil canadien des archives. Dernière révision : août 2003.
 

4.      Turner, James M. Images en mouvement. Stockage – repérage – indexation. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 1998, 116 p. (Collection Gestion de l’information).

On peut l’acheter en ligne en totalité ou chapitre par chapitre à l’adresse suivante : http://www.puq.ca/fr/repertoire_fiche.asp?titre=collections&titre2=20&noProduit=DA993

Cet ouvrage est intéressant dans la mesure où il aborde la description et l’indexation d’un médium moins abordé par les archivistes et constituant pourtant une partie importante du patrimoine archivistique : les images en mouvement. Il explore les aspects théoriques de l’organisation des images en mouvement en vue de trouver des solutions pratiques aux problèmes d’indexation des images dans un but ultime : faciliter l’accès des usagers à ces dernières.

 

Numérisation

1.      Groupe de travail sur les services-conseils en archivistique du CCA, Novembre 2011, 7p. Guide pratiques pour les projets de numérisation

 

Préservation/Entreposage

1.      Base de données Préserv’Art. Centre de conservation de Québec.http://preservart.ccq.gouv.qc.ca/

Facile à utiliser. Selon le site Internet du CCQ, « Préserv'Art est une base de données interactive de produits et d’équipements utilisés pour la conservation et la protection des objets, des oeuvres d'art et des documents d'archives. Elle s'adresse aux responsables ou propriétaires de collections de biens culturels, archivistes conservateurs, restaurateurs, artistes, techniciens en muséologie, étudiants, enseignants... Cette base interactive collige et consigne à l’intérieur de fiches la documentation pertinente provenant de diverses publications à contenu scientifique et commercial. Elle intègre aussi l’expérience de spécialistes en matière de conservation, procurant ainsi des informations sur les modes d'emploi et les utilisations des divers produits répertoriés ».
 

2.      Charbonneau, Hélène et Johanne Perron. « La Préservation » dans Les fonctions de l’archivistique contemporaine, chapitre 9. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 1999, pp. 429-470. (Collection Gestion de l'information).

On peut l’acheter en ligne à l’adresse suivante : http://www.puq.ca/fr/repertoire_fiche.asp?titre=discipline&titre2=085&noProduit=DA941

Hélène Charbonneau et Johanne Perron sont deux spécialistes de la préservation au Québec. La première œuvre au sein de la section des archives de la Ville de Montréal et la seconde au Musée des Beaux-Arts de Montréal. Toutes deux enseignent au niveau universitaire les principes de la préservation des archives et ont donné de nombreuses communications à ce sujet. Ce chapitre est un excellent résumé des méthodes, des principes et un très bon point de départ à l’élaboration d’un programme de préservation des archives.
 

3.      Cyberservices. Ottawa : site Web de l’Institut canadien de conservation (ICC), consulté le 4 octobre 2007. http://www.cci-icc.gc.ca/main_f.aspx?

Titres des bulletins techniques :

o    BT nº 22 Stabilité des documents et des images photocopiés ou imprimés au moyen d'une imprimante laser : lignes directrices par David Grattan

o    BT nº 23 Directives concernant l'humidité et la température dans les archives du Canada par Stefan Michalski

o    BT nº 25 La récupération des supports d'information modernes : disques compacts, bandes magnétiques et disquettes par Joe Iraci

o    BT nº 27 Techniques de restauration des supports d'information modernes détériorés ou endommagés par Joe Iraci

La section Cyberservices offre un accès gratuit aux Notes de l’ICC et une liste des Bulletins techniques (BT) et autres publications qui peuvent être achetées à partir du site. Ces publications sont remplies d’informations détaillées et faisant autorité, concernant l’entreposage, le soin et la manipulation, ainsi que la restauration mineure des documents sur support papier et des supports d’information modernes tels que les CD et les DVD.
 

4.      Manuel de conservation des documents d’archives. Ottawa, ON : Conseil canadien des archives, 1990. http://www.cdncouncilarchives.ca/f-public_free.html

Mieux connu sous le nom de « Red Book », le manuel de conservation des documents d’archives peut être téléchargé gratuitement, chapitre par chapitre, à partir du site Internet du Conseil canadien des archives. Simple et bien conçu, il renferme des informations de base essentielles à la mise en place d’un programme efficient de préservation des archives : politiques de préservation, normes de conservation physique, conseils sur l’entretien des fonds et des collections, plan d’urgence et intervention après un sinistre, etc. Il contient en outre un index et une liste de ressources utiles comme des fournisseurs ou des sites Internet spécialisés.
 

5.      Wellheiser, J. et J. Scott. An Ounce of Prevention : Integrated disaster planning for archives, libraries and record centres. 2e éd. Lanham, Maryland : Scarecrow Press, c2002.

Cet ouvrage propose une approche intégrée à la planification des mesures d’urgence, centrée sur le contexte canadien. Il suppose que le lecteur possède déjà certaines notions de base en matière de préservation. Ce manuel contient une foule de renseignements très précis, par exemple, sur le fonctionnement des classeurs « à l’épreuve du feu » et sur la façon de choisir un système de gicleurs automatiques parmi les huit modèles disponibles. Un index complète l’ouvrage.

 

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